„Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren …“ – Was Mittelständler daraus lernen sollten

Das Zitat des ehemaligen CEOs von Telefónica Deutschland, Thorsten Dirks, bringt es auf den Punkt: „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.“ Genau das erleben wir derzeit in vielen mittelständischen Unternehmen – insbesondere dort, wo Digitalisierung und künstliche Intelligenz unter hohem Druck „schnell mal eben“ eingeführt werden sollen.

Digitalisierte Altlasten: Das Beispiel Eingangsrechnungen

Ein Paradebeispiel aus der Praxis ist der Umgang mit Eingangsrechnungen. Früher lief der Prozess klassisch papierbasiert ab: Rechnung aus dem Briefkasten holen, Eingangsstempel, Kürzel, Datum, Unterschrift des Chefs, Freigabe durch die Buchhaltung, Ablage im physischen Ordner. Das war zwar nicht modern, aber in sich konsistent.

Heute berichten uns Kunden von folgender „Digitalisierung“: Die Eingangsrechnung kommt per E-Mail als PDF-Anhang. In der Verwaltung wird sie ausgedruckt, wie früher gestempelt, beschrieben und dem Geschäftsführer vorgelegt. Dieser unterschreibt den Ausdruck und gibt ihn frei. In der Buchhaltung kommen weitere Stempel mit Zahlungs- und Buchungsdatum hinzu, bevor der Beleg wieder eingescannt und anschließend in einem Dateisystem abgelegt wird, das die alten Papierordner 1:1 nachbildet.

Das Ergebnis: Nicht ein Prozess wurde verbessert, sondern ein analoger Ablauf wurde in eine digitale Umgebung hineinkopiert – inklusive zusätzlicher Arbeitsschritte und neuer Fehlerquellen. Genau das bezeichnet man als Medienbruch: Daten wechseln mehrfach zwischen digital und analog hin und her, ohne dass Mehrwert entsteht.

Warum eine Prozess-Inventur unverzichtbar ist

Der Kernfehler in solchen Szenarien ist immer derselbe: Man digitalisiert einen gewachsenen Altprozess, statt ihn zuerst grundsätzlich zu hinterfragen und neu zu denken. Deshalb sprechen wir bei GLAESS von einer Prozess-Inventur. So wie Sie bei einer klassischen Inventur Ihre Bestände erfassen, analysieren und bewerten, machen Sie das bei der Prozess-Inventur mit Ihren Abläufen.

Wichtig ist dabei der Ansatz „auf der grünen Wiese“: Sie tun so, als gäbe es den bestehenden Prozess noch nicht. Statt zu fragen „Wie machen wir das heute?“, stellen Sie die Frage „Wie würden wir es heute gestalten, wenn wir bei Null anfangen dürften?“ – ohne Rücksicht auf alte Formulare, Ordnerstrukturen oder gewachsene Zuständigkeiten.

Wie eine Prozess-Inventur in der Praxis abläuft

Eine wirksame Prozess-Inventur ist kein Großprojekt, sondern ein strukturiertes, aber pragmatisches Vorgehen. Für ein typisches KMU kann es so aussehen:

• 1. Ziel und Fokus klären: Die Geschäftsführung benennt ein klares Ziel, etwa „Durchlaufzeit Eingangsrechnungen halbieren“ oder „Angebotsfreigabe beschleunigen“. Es wird bewusst nur ein Prozess ausgewählt, damit das Vorhaben überschaubar bleibt und Ergebnisse schnell sichtbar werden.
• 2. Kleines Kernteam bilden: Neben der Geschäftsführung sind der zuständige Prozessverantwortliche (z. B. Leiter Verwaltung/Buchhaltung) und ein bis drei Mitarbeiter aus dem Alltag beteiligt. Auf Wunsch unterstützt ein externer Moderator. Wichtig: Es geht um Verbesserung, nicht um Schuldzuweisung.
• 3. Ist-Prozess am realen Ort aufnehmen: Statt nur Organigramme anzuschauen, wird der tatsächliche Ablauf beobachtet und beschrieben: Wer macht was, mit welchen Informationen, in welchen Systemen, mit welchen Wartezeiten und Übergaben? Das Ergebnis kann ein einfaches Prozessdiagramm oder eine fotografierte Whiteboard-Skizze sein.
• 4. Verschwendung und Risiken markieren: Im Ist-Prozess werden Medienbrüche, Doppelarbeiten, unnötige Freigaben und Sonderwege sichtbar gemacht. Außerdem hält man Risiken fest: Abhängigkeiten von Einzelpersonen, Intransparenz bei Vertretungen, mangelnde Nachvollziehbarkeit für Prüfungen.
• 5. Soll-Prozess „auf der grünen Wiese“ entwerfen: Erst jetzt definieren Sie, wie der Prozess künftig idealerweise ablaufen soll – unabhängig von bestehenden Tools. Welche Informationen sind wirklich notwendig? Wer muss entscheiden? Welche Schritte können entfallen? Erst danach stellt sich die Frage, welche Software oder KI-Technik den Soll-Prozess optimal unterstützt.
• 6. Quick Wins und Roadmap festlegen: Kurzfristige Maßnahmen (z. B. klare Zuständigkeiten, einheitliche Ablagestruktur) werden von mittel- bis langfristigen Projekten (z. B. Einführung eines Workflowsystems) getrennt. Für jede Maßnahme werden Verantwortliche, Zeitplan und messbare Ziele definiert.
• 7. Dokumentation, Schulung, Nachjustierung: Der neue Prozess wird kompakt dokumentiert, mit den Beteiligten durchgesprochen und nach einer Einführungsphase nochmals kritisch geprüft. Wo hakt es? Wo gibt es noch Medienbrüche? Was muss nachgeschärft werden?

In vielen Projekten übernimmt GLAESS genau dort die Rolle des technischen Umsetzers: Wir bringen unsere Erfahrung aus der Industrieautomatisierung ein, um neu gedachte Prozesse robust und skalierbar zu automatisieren – ohne uns dabei von vornherein auf bestimmte Softwareprodukte zu beschränken.

Zwei gefährliche Denkfehler im Mittelstand

In Gesprächen mit mittelständischen Unternehmen begegnen uns besonders zwei Denkfehler immer wieder:

Denkfehler 1: „Die KI kann das schnell automatisieren.“

Hinter dieser Hoffnung steckt oft ein Missverständnis darüber, wie KI tatsächlich arbeitet. Eine KI ist kein Zauberstab, der einen unklaren Prozess in ein funktionierendes System verwandelt. Jeder Prozess muss weiterhin bis ins Detail zerlegt, fachlich sauber definiert, technisch implementiert, getestet, validiert und dauerhaft überwacht werden. Einfach „eine KI drüberlegen“ führt in der Regel zu mehr Komplexität – und zu deutlich schwierigeren Fehleranalysen.

Denkfehler 2: „Wir denken nur in bestehenden Softwaretools.“

Viele Unternehmen starten ihre Überlegungen mit der Frage: „Was kann unsere bestehende Software und was nicht?“ Das ist nachvollziehbar, aber gefährlich. Wer so vorgeht, schränkt seine Lösungsräume künstlich ein. Häufig ist eine neue, klar ausgerichtete Implementierung wirtschaftlich sinnvoller als die Anpassung eines über Jahre gewachsenen Systems. Deshalb gilt: Erst definieren, wie der Prozess aussehen soll – dann das passende Werkzeug suchen, nicht umgekehrt.

Drei konkrete Schritte für die nächsten 30 Tage

Was können Sie als Geschäftsführerin oder Geschäftsführer in einem KMU jetzt unmittelbar tun? Aus unserer Sicht haben sich folgende Schritte bewährt:

• 1. Einen Fachmann hinzuziehen, der Prozesse versteht – nicht nur KI-Tools. Suchen Sie bewusst den Austausch mit jemandem, der sowohl Abläufe als auch Automatisierung kennt. Entscheidend ist, dass dieser Partner kritische Fragen zur Prozesslogik stellt, statt nur Software zu präsentieren.
• 2. Einen konkreten Prozess in Teilprozesse zerlegen. Wählen Sie einen Bereich mit hohem Schmerzfaktor, etwa Eingangsrechnungen oder Angebotsfreigaben, und zerlegen Sie ihn in überschaubare Teilprozesse. So wird klar, welche Schritte wirklich automatisiert werden sollen – und wo vielleicht erst organisatorische Hausaufgaben zu machen sind.
• 3. Einen Automatisierungsvorgang konsequent fertigstellen, testen und kontrollieren. Orientieren Sie sich dabei an einem Prinzip, das auch Jeff Bezos bei Amazon verfolgt hat: Einen Prozess nach dem anderen sauber aufsetzen, bis er stabil läuft – erst dann den nächsten angehen. Das schafft belastbare Erfolge und verhindert, dass Ihr Unternehmen in einer Vielzahl halbfertiger Digitalisierungsprojekte steckenbleibt.

Und was ist mit DSGVO und EU AI Act?

Saubere, dokumentierte Prozesse sind nicht nur die Grundlage für effiziente Abläufe – sie sind auch Voraussetzung für rechtssichere Digitalisierung und KI-Nutzung im Sinne von DSGVO und EU AI Act. Nur wer genau weiß, wie Daten fließen, wer worauf zugreift und wie Entscheidungen zustande kommen, kann seine Pflichten als Verantwortlicher verlässlich erfüllen. Die rechtlichen Aspekte werden wir in einem eigenen Beitrag im „KMU KI-Kompass“ vertiefen.

Fazit: Erst Prozess-Inventur, dann Digitalisierung

Für mittelständische Unternehmen gilt daher: Nehmen Sie das Zitat von Thorsten Dirks ernst. Digitalisierung und KI-Einsatz verstärken das, was da ist – im Guten wie im Schlechten. Bevor Sie investieren, sollten Sie Ihre Prozesse auf der grünen Wiese neu denken, Altlasten konsequent entsorgen und jeden Automatisierungsschritt sauber zu Ende bringen.

GLAESS unterstützt Sie dabei als technischer Umsetzer mit dem Blick eines langjährigen Automatisierers: nicht toolgetrieben, sondern prozessgetrieben – mit dem Ziel, aus „digitalem Papierkrieg“ echte, stabile und skalierbare Automatisierungslösungen zu machen.