Wer hat wann welche Datei heruntergeladen? Dateiaustausch mit Kunden, der sich belegen lässt
Auf einen Blick: Die News & die KMU-Chance
- E-Mail-Anhänge (Größenlimit, kein Ablauf, keine Nachverfolgung) und öffentliche Cloud-Links bieten weder Kontrolle noch Nachweis.
- VLYX Transfer gibt Dateien zeitlich befristet frei – wahlweise an eine konkrete Kunden-E-Mail per Einmalcode oder über einen passwortgeschützten Link.
- Jeder Zugriff wird protokolliert: wer, wann, welche Datei – mit Download-Zähler und filterbarem Aktivitätsprotokoll.
- Selbst gehostet in Deutschland, mit Rate-Limiting und automatischer IP-Sperre gegen Missbrauch – Datenhoheit statt Drittanbieter-Cloud.
Verträge, Entwürfe, Auswertungen, Quellcode – im Tagesgeschäft müssen vertrauliche Dateien an Kunden übergeben werden. Der schnelle Weg per E-Mail-Anhang oder über einen WeTransfer-Link ist bequem, gibt die Datei aber aus der Hand: Größenlimits, kein Ablaufdatum, keine Kontrolle darüber, wer sie wann tatsächlich heruntergeladen hat.
Das Problem: schnell verschickt, nicht nachweisbar
E-Mail-Anhänge bleiben unbegrenzt in fremden Postfächern liegen. Öffentliche Cloud-Dienste speichern die Dateien beim Anbieter und liefern keinen belastbaren Nachweis. Im Zweifel lässt sich später nicht zeigen, wem eine Datei wann zugänglich war – ein Risiko bei Geschäftsgeheimnissen und in der Compliance.
Die Lösung: ein eigenes Transfer-Portal mit Nachweis
Der VLYX Transfer ist ein selbst gehostetes Datei-Austauschportal. Dateien werden zeitlich befristet und protokolliert freigegeben – ohne sie dauerhaft offen ins Netz zu stellen.
Zwei Zugangswege, beide befristet
Entweder identitätsgebunden: Der Kunde fordert über seine E-Mail-Adresse einen Einmalcode an und sieht danach nur die für ihn freigegebenen Dateien im gültigen Zeitfenster. Oder per geschütztem Link: ein passwortgesicherter Share-Link mit Zeitfenster und optionalem Download-Limit.
Nachweisbar: wer, wann, welche Datei
Jeder Login und jeder Download wird in einem filterbaren Aktivitätsprotokoll festgehalten, inklusive Download-Zähler je Datei. Administratoren werden bei Kunden-Login und Download automatisch benachrichtigt. So ist jederzeit belegbar, wem welche Datei zu welchem Zeitpunkt zugänglich war.
Missbrauchsschutz eingebaut
Mehrstufiges Rate-Limiting begrenzt Zugriffsversuche je Datei und je IP-Adresse; bei Überschreitung wird die IP automatisch gesperrt und ein Administrator alarmiert. Passwortgeschützte Links sind zusätzlich gegen wiederholtes Ausprobieren abgesichert.
Sicher und in eigener Hand
Das Portal läuft selbst gehostet in Deutschland, mit gehärteten Sitzungen, CSRF-Schutz und kryptografisch erzeugten Einmalcodes. Je Kunde werden nur Name und E-Mail gespeichert – Datensparsamkeit statt Datensammeln. Die Dateien liegen auf der eigenen Infrastruktur, nicht bei einem Dritt-Cloud-Dienst. Das macht die Lösung DSGVO-freundlich und passt zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen.
Wir setzen es selbst ein
Genau dafür nutzen wir den VLYX Transfer im Austausch mit unseren Kunden: vertrauliche Dateien sicher, befristet und nachvollziehbar übergeben – statt per anonymem Cloud-Link.
Die KMU-Chance (Praxis-Einschätzung)
Für ein KMU ist der Dateiaustausch mit Kunden Alltag – und genau dort entsteht ein blinder Fleck: Was per E-Mail oder öffentlichem Link rausgeht, ist weder kontrolliert noch belegbar. Ein selbst gehostetes Transfer-Portal dreht das um: Zugriffe sind befristet, an eine Identität oder ein Passwort gebunden und lückenlos protokolliert. Das schützt Geschäftsgeheimnisse, schafft im Streit- oder Prüffall einen handfesten Nachweis und hält die Daten in Deutschland. Hier steckt keine KI, sondern solide, sichere Prozessautomatisierung eines täglichen Vorgangs – und eine solche Lösung lässt sich, auch im eigenen Branding, auf Ihr Unternehmen übertragen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zu WeTransfer oder einem E-Mail-Anhang?
Kontrolle und Nachweis. Zugriffe sind zeitlich befristet, optional mit Download-Limit, an eine Kunden-E-Mail oder ein Passwort gebunden und vollständig protokolliert. Die Dateien liegen auf der eigenen Infrastruktur statt bei einem Dritt-Anbieter.
Wie wird der Zugriff nachgewiesen?
Ein Aktivitätsprotokoll hält Login und Download je Datei mit Zeitstempel fest, ein Download-Zähler ergänzt das, und Administratoren werden automatisch benachrichtigt. So ist belegbar, wem welche Datei wann zugänglich war.
Bleiben die Daten in Deutschland und ist das DSGVO-freundlich?
Ja. Das Portal läuft selbst gehostet in Deutschland, je Kunde werden nur Name und E-Mail gespeichert, und es gibt keinen Dritt-Cloud-Dienst. Das ist datensparsam und günstig für DSGVO und den Schutz von Geschäftsgeheimnissen.