Wie viele Stunden stecken wirklich in diesem Projekt? Zeiterfassung, die direkt auf Projekte und Phasen bucht
Auf einen Blick: Die News & die KMU-Chance
- Reine Anwesenheitserfassung sagt nichts darüber, wie viele Stunden in welchem Projekt stecken.
- VLYX TIME bucht jede Stunde direkt auf Projekt, Phase und Kategorie – per Weboberfläche oder NFC-Terminal.
- Daraus entstehen automatisch Tages-, Monats- und Projektsummen sowie ein Soll/Ist-Controlling je Mitarbeiter, Projekt und Phase.
- Self-hosted in Deutschland, mit 2FA und Nextcloud-SSO; Regeln warnen automatisch, etwa bei vergessenem Ausstempeln oder fehlender Mindestpause.
Zeiterfassung wird in vielen Betrieben als reine Anwesenheit gedacht: kommen, gehen, Stunden zählen. Der eigentliche Wert entsteht aber erst, wenn jede Stunde auch einem Projekt zugeordnet ist. Erst dann lässt sich beantworten, wie viel Aufwand wirklich in einem Auftrag steckt – und ob er sich rechnet.
Das Problem: Anwesenheit erfasst, Projektstunden geschätzt
Wer Stunden in Excel-Listen oder auf Papierzetteln führt, summiert mühsam von Hand, pflegt Überstunden und Überträge manuell und trägt die Ist-Stunden zusätzlich ins Projektmanagement ein. Das ist aufwändig, fehleranfällig und liefert keinen verlässlichen Soll/Ist-Vergleich.
Die Lösung: stempeln direkt aufs Projekt
VLYX TIME ist eine projektbezogene Zeiterfassung: Jede Buchung läuft auf ein Projekt, eine Projektphase und eine Kategorie – nicht nur auf die Uhr.
Buchen statt nur stempeln
Ein- und Ausstempeln mit laufendem Live-Timer, Wechsel zwischen Projekten und Phasen ohne Auszustempeln, und für Werkstatt oder Vor-Ort-Einsatz ein NFC-Terminal: ein- und ausstempeln per NFC-Kennung, ganz ohne Login.
Die Auswertung entsteht von selbst
Tages-, Monats- und Projektsummen ergeben sich automatisch. Ein Soll/Ist-Controlling vergleicht die gebuchten Ist-Stunden mit den geplanten Soll-Stunden je Phase und Mitarbeiter, filterbar nach Woche, Monat, Jahr oder Gesamtprojekt – inklusive CSV-Export und Projektplan in der Gantt-Ansicht.
Regeln, die mitdenken
Ein regelbasiertes Benachrichtigungssystem prüft per Cron automatisch auf typische Probleme: zu kurze Pause nach langer Arbeitszeit, vergessenes Ausstempeln oder eine fehlende Projektphase. Hinweise kommen als In-App-Meldung und per E-Mail – das hilft auch, arbeitszeitrechtliche Vorgaben einzuhalten.
Für den deutschen Mittelstand gebaut
Die Soll/Ist-Berechnung berücksichtigt deutsche Feiertage und mitarbeiterspezifische Wochen-Sollzeiten, ebenso geringfügig und kurzfristig Beschäftigte. Der Betrieb läuft selbst gehostet auf eigenem Server, abgesichert mit Zwei-Faktor-Authentifizierung und optionalem Single-Sign-on über Nextcloud – die Daten bleiben in Deutschland und in eigener Hand.
Produktiv im Einsatz
VLYX TIME ist kein Prototyp: Über mehrere Jahre sind hier rund 57.900 reale Zeitbuchungen zusammengekommen. Verknüpft mit dem VLYX-Projektmanagement liefert es die Soll- und Iststunden direkt in die übergeordnete Projektsteuerung zurück.
Die KMU-Chance (Praxis-Einschätzung)
Für projekt- und auftragsbezogene Dienstleister ist die Frage nach den echten Projektstunden bares Geld wert: Sie ist der Unterschied zwischen Schätzen und Steuern. Excel-Stundenlisten kosten Zeit, sind fehleranfällig und sagen wenig über die Wirtschaftlichkeit eines Auftrags. Projektbezogene Zeiterfassung mit Soll/Ist macht aus erfasster Arbeitszeit ein Controlling-Instrument – und automatische Regeln helfen, arbeitszeitrechtliche Vorgaben einzuhalten. Das ist im Kern genau die datenbankbasierte Prozessautomatisierung, für die GLAESS steht, hier angewandt auf die Stundenerfassung – self-hosted in Deutschland und übertragbar auf Ihr Unternehmen.
Häufige Fragen
Was bringt projektbezogene Zeiterfassung gegenüber reiner Anwesenheit?
Sie sehen, wie viele Stunden tatsächlich in welchem Projekt und welcher Phase stecken, können Soll und Ist vergleichen und die Wirtschaftlichkeit eines Auftrags beurteilen. Reine Anwesenheitserfassung liefert diese Aussage nicht.
Kann man auch ohne festen Arbeitsplatz stempeln, etwa in der Werkstatt?
Ja. Ein NFC-Terminal erlaubt das Ein- und Ausstempeln per NFC-Kennung ganz ohne Login; es übernimmt Projekt und Phase der letzten Buchung.
Bleiben die Daten in Deutschland und ist das DSGVO-freundlich?
Ja. VLYX TIME läuft selbst gehostet auf eigenem Server, mit Zwei-Faktor-Authentifizierung und optionalem Single-Sign-on über Nextcloud – ohne Dritt-Cloud. Deutsche Feiertage und Beschäftigungsformen sind berücksichtigt.