Wo steht eigentlich dieser Vorgang? Wie eine digitale Vorgangsakte das Postfach-Chaos beendet
Auf einen Blick: Die News & die KMU-Chance
- Vorgangsinformationen liegen oft verstreut: E-Mails im Postfach, Anhänge auf dem Dateiserver, Status im Kopf oder in Excel.
- Bei Urlaub, Krankheit oder Personalwechsel geht der Stand eines Vorgangs verloren.
- Eine digitale Vorgangsakte macht den Vorgang zum Informationsträger: E-Mails, Aufgaben, Dokumente, Kontakte und Entscheidungen hängen an einer gemeinsamen Akte.
- Inklusive E-Mail-Vereinnahmung (IMAP), Dokumentenverwaltung mit Versionierung, Wiedervorlagen und Auswertungen – selbst gehostet, mit voller Datenhoheit.
In vielen Unternehmen lebt ein Vorgang im Postfach: Die E-Mails dazu liegen bei einer Person, die Anhänge auf dem Dateiserver, der aktuelle Stand im Kopf oder in einer Excel-Liste. Solange alles läuft, fällt das nicht auf – bei Urlaub, Krankheit oder Personalwechsel ist der Überblick aber schnell weg.
Das Problem: der Vorgang lebt im Postfach – und verschwindet mit ihm
Wer einen Auftrag, eine Anfrage oder ein Projekt nachvollziehen will, sucht in mehreren Postfächern, auf Laufwerken und in persönlichen Aufgabenlisten. Es gibt keine gemeinsame, verlässliche Quelle dafür, was zu einem Vorgang gehört und wo er gerade steht.
Die Lösung: der Vorgang wird zum Informationsträger
Der VLYX Navigator dreht das um: Nicht das Postfach, sondern der Vorgang ist die Akte. Alle zugehörigen E-Mails, Dokumente, Aufgaben, Kontakte, Entscheidungen und Wiedervorlagen hängen an einer gemeinsamen, für das Team sichtbaren Akte.
E-Mails landen in der Akte, nicht im Postfach
Per IMAP werden E-Mails in den passenden Vorgang übernommen – inklusive Thread-Erkennung, Anhängen und Mehrfachzuordnung. Die Korrespondenz ist damit dort, wo sie hingehört, statt in einem einzelnen Postfach.
Dokumente mit Versionierung und Sperre
Ein integriertes Dokumentenmanagement verwaltet Dateien mit Versionsverlauf und Check-out/Check-in-Sperre, sodass nicht zwei Personen gleichzeitig dieselbe Datei überschreiben. Downloads laufen nur über geprüfte Zugriffe.
Aufgaben, Wiedervorlagen und Aktivitäten an einem Ort
Aufgaben mit Zuständigkeit, Priorität und Checklisten, eine Tagesmappe für Wiedervorlagen und ein chronologisches Aktivitätenprotokoll halten fest, wer was wann entschieden hat – nachvollziehbar statt im Gedächtnis.
Konfigurierbar und branchenspezifisch
Zusatzfelder, Stammdaten und ganze Objekttypen lassen sich je Installation ohne Programmierung aktivieren. So entsteht aus einer Codebasis eine auf die jeweilige Branche zugeschnittene Lösung – bis hin zu Fachmodulen wie Fahrzeuge, Geräte, Service-Aufträge und Lieferscheine bei einem Telematik-Dienstleister.
KI nur dort, wo sie nützt
Eine optionale KI-Anreicherung hilft beim Anlegen von Firmendaten – bewusst als datensparsamer, manueller Helfer: Das Tool erzeugt einen Prompt und liest die Antwort wieder ein, betreibt aber selbst kein eingebettetes KI-Modell. Das hält die Anwendung schlank und die Einordnung unter dem EU AI Act unkompliziert.
Sicher und in eigener Hand
Login mit moderner Absicherung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und optionalem Single-Sign-on, gehärtete Sitzungen und Datei-Uploads. Die Anwendung läuft selbst gehostet auf gängigem Webhosting, Backups gehen in die eigene Nextcloud – die Daten bleiben in Ihrer Hand. In mehreren Unternehmen ist der Navigator bereits produktiv im Einsatz.
Die KMU-Chance (Praxis-Einschätzung)
Das ist im Kern genau die datenbankbasierte Prozessautomatisierung, für die GLAESS steht – nur auf die tägliche Vorgangsarbeit angewendet. Der Nutzen für ein KMU ist unmittelbar: eine verlässliche Quelle je Vorgang, der Stand geht bei Urlaub oder Personalwechsel nicht mehr verloren, und das Suchen über Postfächer und Laufwerke entfällt. Wir richten die Akte auf Ihre Vorgänge, Status und Felder aus und aktivieren genau die Objekttypen, die Ihre Branche braucht. Das Ergebnis ist kein weiteres Tool zum Verwalten, sondern weniger Verwaltung – mit voller Datenhoheit in Deutschland.
Häufige Fragen
Müssen wir dafür Outlook abschaffen?
Nein. E-Mails werden per IMAP in den jeweiligen Vorgang übernommen; Sie können Ihr Postfach weiter nutzen. Der Unterschied ist, dass der Stand eines Vorgangs in der gemeinsamen Akte lebt und nicht in einem einzelnen Postfach.
Lässt sich das an unsere Branche anpassen?
Ja. Zusatzfelder, Stammdaten und ganze Objekttypen sind je Installation ohne Programmierung aktivierbar. So nutzt zum Beispiel ein Telematik-Dienstleister dieselbe Plattform mit Fahrzeugen, Geräten, Service-Aufträgen und Lieferscheinen.
Steckt KI im Produkt – und ist das ein Thema für den EU AI Act?
Die optionale KI-Anreicherung ist ein manueller Helfer: Das Tool erzeugt einen Prompt und liest die Antwort wieder ein, betreibt aber selbst kein eingebettetes KI-Modell. Die Exponierung unter dem EU AI Act ist dadurch gering.